單位公章使用登記表-單位公章使用登記表樣本圖片

公司的印章，除了“公章”“合同專用章”“財(cái)務(wù)專用章”“法人章”“發(fā)票專用章”五種常見印章之外，有時(shí)候還會(huì)根據(jù)業(yè)務(wù)需要刻制各種“部門章”’“業(yè)務(wù)章”，如采購(gòu)部門章、訂單專用章、驗(yàn)收專用章、開單專用章、檢驗(yàn)專用章等。

有時(shí)候，公章的用印申請(qǐng)手續(xù)繁瑣，耗時(shí)長(zhǎng)，我們便會(huì)用部門章或業(yè)務(wù)章對(duì)外簽署一些簡(jiǎn)單的文件。

那么采購(gòu)部門章或業(yè)務(wù)章對(duì)外簽署文件有沒(méi)有法律效力？

根據(jù)律圖網(wǎng)律師的解釋，關(guān)于部門印章的效力問(wèn)題，歷來(lái)都是理論界的爭(zhēng)議焦點(diǎn)，大概可分為表見代理說(shuō)，無(wú)權(quán)代理說(shuō)，以及有越權(quán)代理說(shuō)等等。

表見代理說(shuō)認(rèn)為，部門屬于企業(yè)的內(nèi)部職能機(jī)構(gòu)，只要是部門對(duì)外的真實(shí)意思表示，而對(duì)方有理由相信部門的意思就是代表企業(yè)，那么部門印章的行為就構(gòu)成典型的表見代理;

無(wú)權(quán)代理說(shuō)認(rèn)為，只有依法成立的法人才有民事行為能力，但部門不是法人更無(wú)民事行為能力，所以其所做的印章行為應(yīng)當(dāng)屬于無(wú)權(quán)代理，當(dāng)然不能產(chǎn)生法律效力;

越權(quán)代理說(shuō)認(rèn)為，部門屬于企業(yè)內(nèi)部的一般業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)，其只能在應(yīng)有的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)作出意思表示，才能發(fā)生法律效力，但是如果越權(quán)并導(dǎo)致使用部門印章錯(cuò)誤，則應(yīng)當(dāng)屬于越權(quán)代理，未經(jīng)企業(yè)的追認(rèn)，其印章的行為當(dāng)然自始無(wú)效。

由于部門章或業(yè)務(wù)章的對(duì)外使用，存在法律效力瑕疵，而且部門章和業(yè)務(wù)章的用印申請(qǐng)和審核，往往沒(méi)有公司級(jí)印章嚴(yán)苛，對(duì)外使用存在風(fēng)險(xiǎn)。筆者建議，在我們采購(gòu)工作中，我們想讓簽署的文件沒(méi)有法律效力瑕疵的，一定要加蓋公章（合同可加蓋合同專用章）；我們本意不想簽署但又推脫不過(guò)，想讓簽署的文件存在法律效力瑕疵，為后期留下周旋空間的，那就加蓋部門章或業(yè)務(wù)章。

以下是簡(jiǎn)要版《印章管理制度》，供參考。

第一條 印章是公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中行使職權(quán)的重要憑證和工具。印章管理關(guān)系到公司的生存和發(fā)展。為了規(guī)范集團(tuán)印章管理，嚴(yán)控印章使用風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。

第二條 辦公室負(fù)責(zé)印章管理工作，具體負(fù)責(zé)印章發(fā)放、印章回收和印章代管，并對(duì)印章的刻制、保管和使用進(jìn)行監(jiān)督、考核。

第三條 本制度適用于全公司。

第四條 公司級(jí)印章的刻制

公司成立后，由辦理公司注冊(cè)登記部門的總經(jīng)理指定可信賴的人員持公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司法定代表人身份證復(fù)印件等資料到當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)指定的印章刻制社刻制公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章和法定代表人名章，并將刻制好的印章封存后帶回辦公室，辦理交接手續(xù)后，交由辦公室代管。如印章刻制社提供的，刻制好的印章須直接交給辦理公司注冊(cè)登記部門總經(jīng)理指定的人員。公司重組、更名等情況需要重新刻制印章的，由總經(jīng)理指定人員重新刻制。新章刻制后啟用前須在辦公室登記備案，舊章交回辦公室統(tǒng)一封存保管。

第五條 部門章及其他業(yè)務(wù)章的刻制

公司經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，所轄部門如需刻制部門章或其他業(yè)務(wù)章時(shí)，應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人向辦公室提交書面請(qǐng)示，經(jīng)法務(wù)部審核、辦公室主任審批后方可刻制；該印章由總經(jīng)理授權(quán)部門負(fù)責(zé)人保管，并按照本制度的有關(guān)規(guī)定保管和使用。

第六條 公司級(jí)印章刻制后，由總經(jīng)理向辦公室申請(qǐng)領(lǐng)取使用，并簽訂公司統(tǒng)一格式的《印章委托管理合同》，建立《印章保管登記表》；受托人在領(lǐng)取和歸還印章時(shí)，應(yīng)在《印章保管登記表》上記錄簽名。

新公司成立后、投產(chǎn)前的工廠建設(shè)階段，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人向辦公室按上述程序請(qǐng)領(lǐng)使用。

第七條 公司應(yīng)配置專門的電子保險(xiǎn)柜用于公司印章的存放。保險(xiǎn)柜應(yīng)擺放在辦公室或總經(jīng)理辦公室（辦公室人員控制在2-3人左右），尺寸不得小于80*45*45cm，內(nèi)有單獨(dú)的保險(xiǎn)盒且具備報(bào)警功能。兩個(gè)初始密碼必須修改，且不得相同。由總經(jīng)理保管保險(xiǎn)柜鑰匙，辦公室主任保管密碼，實(shí)行雙人雙鎖管理。總經(jīng)理僅保留一把機(jī)械鑰匙，其他機(jī)械鑰匙和密碼鑰匙須統(tǒng)一封存且分開擺放在辦公室。保險(xiǎn)柜鑰匙和密碼不得由總經(jīng)理一人完全掌握。保險(xiǎn)柜密碼至少每3個(gè)月必須修改一次。

第八條 財(cái)務(wù)專用章和法定代表人名章應(yīng)嚴(yán)格分開保管。財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人領(lǐng)取和保管，法定代表人名章由辦公室負(fù)責(zé)保管。其他業(yè)務(wù)章或部門章由總經(jīng)理授權(quán)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人保管。

第九條 辦公室應(yīng)建立《印章保管登記表》，對(duì)印章保管人予以登記和動(dòng)態(tài)管理。印章持有情況納入離職時(shí)移交工作的一部分。如持有公司印章的員工離職，須辦理歸還印章手續(xù)后方可辦理離職手續(xù)。

第十條 印章的使用范圍

1、公司公章：用于公司對(duì)外經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中以公司名義簽署的各類文件，包括公文、合同、介紹信、證明或其他公司材料。

2、合同專用章：專門用于以公司名義對(duì)外簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同。

3、財(cái)務(wù)專用章：由財(cái)務(wù)人員依照日常的工作權(quán)限使用。

4、部門章：僅在本部門的職能范圍內(nèi)使用，不得用于對(duì)外簽署任何文件。

5、業(yè)務(wù)章：僅用于特定的業(yè)務(wù)辦理，不得超范圍使用。

6、法定代表人名章：用于財(cái)務(wù)、合同事務(wù)及其他有關(guān)事務(wù)。

第十一條 印章的使用程序

（一）公章及合同專用章的使用程序

1、公司人員需使用印章時(shí)，應(yīng)填寫公司統(tǒng)一格式的《用章審批表》（包括：印章名、用章材料的名稱、用章部門、用章日期和用章次數(shù)、留存情況），由其部門負(fù)責(zé)人從業(yè)務(wù)角度審核后簽署意見。

2、辦公室主任對(duì)用章審批表填寫的完整性、部門負(fù)責(zé)人簽字的真實(shí)性以及用章材料規(guī)范性、內(nèi)容真實(shí)性、法律風(fēng)險(xiǎn)性進(jìn)行審核并簽署意見。用章材料內(nèi)容涉及法律、技術(shù)、財(cái)務(wù)等專業(yè)領(lǐng)域的，應(yīng)送交相關(guān)部門審核，并簽署意見。

3、將材料審核意見報(bào)總經(jīng)理確認(rèn)，由總經(jīng)理在《用章審批表》上簽署同意意見后，方可履行蓋章手續(xù)。

4、辦公室主任出差期間，可將保險(xiǎn)柜密碼委托給辦公室文員暫管。辦公室主任回來(lái)后，應(yīng)及時(shí)修改密碼?？偨?jīng)理出差期間，可將保險(xiǎn)柜鑰匙委托給除辦公室主任和文員以外的其他可信賴人員暫管。出現(xiàn)緊急用印情況時(shí)，暫管人口頭請(qǐng)示總經(jīng)理同意后，可先行與辦公室主任取印。用印完畢后，暫管人應(yīng)將用印材料留存一份，待總經(jīng)理回公司后審核?？偨?jīng)理回公司后應(yīng)及時(shí)在《用章審批單》辦理補(bǔ)簽手續(xù)，并注明“補(bǔ)簽”字樣。

5、《印章審批單》作為用印憑據(jù)由辦公室留存一份，每月定期整理后交檔案員歸檔。

6、印章原則上不得帶出公司。確因工作需要將印章帶出使用的，必須填寫《印章外出使用交接表》。詳細(xì)填寫印章名稱、借用日期、借用原因、借用人、審核領(lǐng)導(dǎo)以及歸還時(shí)間，經(jīng)辦公室和總經(jīng)理批準(zhǔn)后由一名印章保管員和一名申請(qǐng)使用部門人員（共兩位非關(guān)聯(lián)方）共同攜帶使用。在任何情況下，絕不允許單獨(dú)由申請(qǐng)借章部門一人將印章帶出使用。

7、印章必須和落款名稱相符。蓋章應(yīng)端正清晰，齊年蓋月（日）。簽名蓋章一起的，必須遵循先簽名后蓋章的原則。每份用章文件超過(guò)一頁(yè)紙的須加蓋騎縫章。

8、用章后的材料必須由印章管理部門留存?zhèn)錂n復(fù)印件。涉及公文、合同以及其他重要材料的，則必須留存?zhèn)錂n一份原件。

9、禁止在空白介紹信、空白紙張、空白單據(jù)等空白文件上蓋公章。如遇特殊情況時(shí)，必須書面申請(qǐng)并經(jīng)總經(jīng)理書同意。

（二）其他部門或業(yè)務(wù)章的使用程序

其他部門或業(yè)務(wù)印章的使用由部門負(fù)責(zé)人在其職權(quán)范圍內(nèi)根據(jù)規(guī)定的使用范圍對(duì)用章材料進(jìn)行審核確認(rèn)，并在《用章審批單》上簽字后方可蓋章。部門或業(yè)務(wù)印章的使用情況須及時(shí)做好使用登記，每月定期將使用登記表報(bào)辦公室備案存檔。

第十二條 印章保管人必須妥善保管印章，如有偷盜、遺失、損毀，必須及時(shí)向辦公室檔案室負(fù)責(zé)人以及總經(jīng)理報(bào)告并及時(shí)登報(bào)公告掛失，責(zé)任人應(yīng)按刻制價(jià)格賠償。給公司造成損失的，按公司索賠管理制度承擔(dān)賠償責(zé)任。

印章遺失、損毀后，由總經(jīng)理指定人員憑營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公告掛失的報(bào)紙等材料，到當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)指定的印章刻制社重新刻制公章。

各類需要銷毀的印章必須交到辦公室統(tǒng)一封存，任何部門和個(gè)人不得擅自處理。

第十三條 任何人員必須嚴(yán)格依照本制度規(guī)定的程序、范圍使用印章，未經(jīng)履行規(guī)定手續(xù)，不得擅自使用。辦公室將定期安排人員檢查制度執(zhí)行情況，對(duì)于違反本制度規(guī)定使用印章的，將視情況給予責(zé)任人相應(yīng)的行政、經(jīng)濟(jì)處罰。

1、未按制度規(guī)定擅自刻制、領(lǐng)用公司或部門印章的，給予500元經(jīng)濟(jì)處罰；

2、未按制度規(guī)定配置保險(xiǎn)柜和管理鑰匙、密碼的，給予300元經(jīng)濟(jì)處罰；

3、未按制度規(guī)定將財(cái)務(wù)專用章和法定代表人印鑒由一人掌握的，給予300元經(jīng)濟(jì)處罰；

4、未按印章使用流程使用公司印章的，給予500元經(jīng)濟(jì)處罰；

5、未按制度規(guī)定單獨(dú)由一人將印章借出使用的，給予500元經(jīng)濟(jì)處罰；

6、未按制度規(guī)定將用章審批表和重要用章文件存檔的，給予300元經(jīng)濟(jì)處罰；

7、未按制度規(guī)定擅自銷毀公司印章的，給予300元經(jīng)濟(jì)處罰。

8、其他違反本制度規(guī)定的行為將視情況給予300-500元經(jīng)濟(jì)處罰。

其他公司造成損失的，將另行追究責(zé)任人的相關(guān)賠償責(zé)任；觸犯國(guó)家法律的，將移送司法機(jī)關(guān)依法處理。

第十四條 本制度解釋權(quán)歸制度建設(shè)委員會(huì)。

第十五條 本制度自頒布之日起正式執(zhí)行。前期相關(guān)制度自行廢止，未盡事宜將另行補(bǔ)充。

頒發(fā)日期：二〇二二年四月八日

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